Narzędzia do pracy zdalnej
Jesteśmy niespełna 10-osobową firmą, która na co dzień w dużej mierze pracuje zdalnie. Dzięki temu wypracowaliśmy nie tylko system dzielenia się pracą i postępami, ale również szybkiego konsultowania efektów. Jako doświadczeni gracze w pracy na home office, chcemy pokazać Wam najbardziej przydatne narzędzia do pracy zdalnej.
Trello
Pierwsze, co widzimy rano, kiedy rozpoczynamy pracę – narzędzie, które zbudowane jest na zasadzie tablic i kolumn. W Golden Guy zdecydowanie ułatwia nam to zarządzanie wszystkimi projektami. W ten sposób mamy pod kontrolą wszystkie asapy z list “to do” na każdy dzień. Możemy monitorować, czy każdy z nas wykonał swoją pracę i nie zapominamy o zadaniach, które mamy do wykonania. Poszczególnym taskom można nadawać terminy, załączać pliki oraz dodawać uczestników. Dzięki temu kilka osób jest informowanych o postępach w pracy.
Z Trello można korzystać za darmo, ale dostępna jest też wersja płatna z kilkoma rozszerzonymi funkcjami.
Facebook Creator Studio
To nasz sposób na zarządzanie contentem na profilach klientów. Umożliwia planowanie oraz publikowanie treści na Facebooku i Instagramie, jak również podgląd wszystkich fanpage’y jednocześnie.
Facebook dla niektórych stron zaczął wprowadzać to rozwiązanie zamiast zakładki “Narzędzia do publikowania”.
Facebook Workplace
Kolejne narzędzie od Marka Zuckerberga to platforma dla firm i współpracowników. W alternatywnym messengerze mamy kolegów z pracy i szefa, a tablica to wspólna przestrzeń wszystkich pracowników. Narzędzie to pozwala również włączyć do naszej komunikacji osoby spoza firmy.
Google Arkusze
Taki Excel, ale online i z dostępem dla wszystkich, którym go udostępnimy. W ten sposób planujemy content. Wyznaczamy datę, treść, grafikę oraz odznaczamy już zaplanowane i opublikowane elementy. Łatwy sposób na zobrazowanie klientowi, jak wygląda plan publikacji na kanałach jego firmy. To narzędzie umożliwia jednoczesną pracę kilku osób i pozwala na zaplanowanie planu publikacji na wszystkich kanałach w jednym miejscu.
Wetransfer
W pracy kreatywnej nie wyobrażamy sobie funkcjonowania bez tego bezpłatnego narzędzia, które pozwala na przesyłanie do 2 GB plików na raz! Wystarczy załadować np. zdjęcia, skopiować link i wysłać do klienta lub współpracownika. Pliki są dostępne przez następne 7 dni.
Collect (by wetransfer)
Narzędzie, które pozwala nam zapisywać zdjęcia, wideo, nagrania audio i udostępniać nasze tablice dowolnym osobom. Dostęp do plików jest nieograniczony czasowo.
Canva
Znana i lubiana, służy nam do przygotowywania prezentacji i raportów z działań w social media. Możemy udostępniać projekty między sobą oraz edytować, poprawiać i uzupełniać je.
Canva umożliwia prace graficzne, ma gotowe rozdzielczości postów i stories na social media, jak również prezentacji, dokumentów oraz wielu szablonów.
Narzędzie jest dostępne bezpłatnie. Wersja Pro ma rozszerzoną część funkcji.
Language Tool
Codziennie tworzymy treści, a więc sprawdzamy też ich poprawność. W tym pomaga nam darmowe narzędzie, gdzie kopiujemy tekst, wybieramy język i widzimy błędy. Możemy jednym kliknięciem poprawić interpunkcję i literówki. Wiadomo – błędy zdarzają się nawet najlepszym.
Facebook Symbols (PiliaApp)
Tworząc content na Facebooka i planując go początkowo w Arkuszach Google, korzystamy z tej strony do kopiowania emotikon. Dzięki temu prawidłowo wyświetlają się w plikach dla klienta, a następnie w mediach społecznościowych.
Mamy nadzieję, że jeśli jesteście na home office – nasze narzędzia do pracy zdalnej będą dla Was przydatne i ułatwią organizację pracy.
Pytania i odpowiedzi
Najczęściej zadawane pytania:
Kluczem do efektywności jest wdrożenie „higieny cyfrowej” i precyzyjne określenie przeznaczenia każdego kanału (np. komunikator tylko do spraw bieżących, system PM do delegowania zadań). Warto minimalizować tzw. context switching (przełączanie się między oknami), wybierając narzędzia, które integrują się ze sobą automatycznie (np. przez Zapier). Dobrą praktyką jest ustalenie godzin dostępności, aby nadmiar powiadomień nie przerywał pracy głębokiej.
Praca synchroniczna wymaga narzędzi do komunikacji w czasie rzeczywistym (np. wideokonferencje, chaty), co jest niezbędne przy „burzach mózgów” lub sytuacjach kryzysowych. Model asynchroniczny opiera się na narzędziach projektowych i dokumentach w chmurze (np. Trello, Google Docs), gdzie odpowiedź nie musi być natychmiastowa. Nowoczesne zespoły zdalne kładą nacisk na model asynchroniczny, ponieważ pozwala on na lepszą koncentrację i elastyczność czasu pracy.
Poza intuicyjnością interfejsu (UX), kluczowa jest skalowalność narzędzia – czy system „urośnie” razem z zespołem i liczbą projektów. Ważne są funkcje automatyzacji powtarzalnych czynności oraz możliwość generowania raportów czasu pracy. Warto również sprawdzić, czy oprogramowanie posiada dedykowaną aplikację mobilną, co jest niezbędne dla pracowników działających w trybie hybrydowym lub będących w podróży.
Mateusz Skorupka
